As melhores práticas para a redação de um e-mail de apresentação

Uma app muda muito. Uma atitude muda tudo.

Nos últimos tempos, tenho vindo a explorar e a aprofundar a SaneBox, chegando cada vez mais à conclusão que estou perante muito mais do que apenas uma app.

Gosto sempre de destacar o carácter extremamente apropriado da sua designação: a recuperação da sanidade entre milhares de e-mails que inundam as nossas caixas de entrada.

À medida que estamos a trabalhar, a Inteligência Artificial (IA) da SaneBox aprende e, com a nossa ajuda, através de alguns ajustes, torna a nossa vida muito mais fácil, retornando caixas de entrada limpas e com os nossos e-mails devidamente organizados.

Mas, mais do que uma IA a trabalhar nos bastidores, os primeiros agentes de mudança temos que ser nós próprios. Daí ter afirmado acima que a SaneBox é mais do que apenas uma app. Podiam não querer saber, mas deram-se ao trabalho de criar um blog com dicas extremamente úteis. Com efeito, as ideias de reinvenção do e-mail e de ganhos de produtividade promovidas neste blog, são de facto muito acertadas.

Paradigmas de outros tempos nestes tempos

Há coisas que atravessam os tempos. E a necessidade de te apresentares (ou alguém) por via escrita é um desses casos. Antigamente, escrever uma carta impactante, requeria a escolha de um bom papel e caneta, bem como o esforço para aplicar a melhor caligrafia possível. Não havia propriamente margem para erro. A tinta era implacável e os utensílios dispendiosos.

Mas era justamente por este motivo que a primeira impressão apelava aos sentidos: olhar para um envelope bonito, para o cuidado da redação e da caligrafia, sentir a textura do papel, o som de um material mais espesso. Mesmo o próprio odor dos materiais. Enfim, era toda uma experiência sensorial que acabava por fazer toda a diferença junto do destinatário.

Os e-mails são, no fundo, todos iguais. Virtuais, inodoros e silenciosos. Como não há propriamente limites de dimensões, poderão ser autênticos testamentos, levando a profundas perdas de tempo para quem escreve e para quem lê.

A ideia proposta pelo blog da SaneBox é precisamente dar-te algumas orientações para um criares de raíz um ótimo e-mail de apresentação, importando excelentes práticas de tempos já idos. Vamos então atentar a estas sugestões especificamente referentes a apresentações. Tal como nos livros e nos filmes, é logo no início que irás cativas ou enfadar o teu interlocutor.

Antes de escrever

• Pergunta a ti mesmo: devo fazer esta apresentação? Desde logo, algo de positivo deverá emanar a partir desse e-mail, quer para o remetente, quer para o destinatário. Por exemplo, fores trabalhar para outro lado e passaste os teus últimos tempos a formar alguém que ocupará o teu lugar. Será benéfico para todos apresentares essa pessoa à equipa. Ficas bem na fotografia porque te preocupaste em fazer uma transição suave de modo a assegurar a continuidade das operações, a nova pessoa ficará mais confortável no seio do grupo, e a tua coordenação agradece. Mas imagina que queres recomendar alguém que consideras ideal para desempenhar uma determinada função na tua equipa.
• Pergunta ao(s) destinatário(s) se estarão na disposição para receber um e-mail a apresentar essa pessoa. É conveniente. Os destinatários poderão não querer partilhar o seu endereço de correio eletrónico e outras informações de contacto com alguém que até poderá nem ser selecionado para essa posição.
• Não prometas nada a ambos os lados. Até podes já ter visto que a pessoa que estás a recomendar é uma excelente trabalhadora. Mas não estás propriamente dentro da cabela dela, mesmo que até a conheças bem. Poderá ter uma personalidade tóxica que afetará negativamente toda a equipa. Se achas que deves recomendar alguém, fá-lo, mas a partir daí remove-te da equação e deixa que essa pessoa e o recrutador se entendam.

Compõe a tua mensagem

• Na secção "assunto" garante simplicidade. Por exemplo: "Apresentação | Filipa Coelho, Web Designer & Maria Santos, Instituto das Artes". Direto e compreensível num segundo. Inclui a palavra "Introdução", ambos os nomes dos interlocutores, bem como outros termos facilmente pesquisáveis numa caixa de correio cheia de e-mails.
• Mantém a simplicidade na introdução: "Olá Filipa e Maria" e "Tenho o prazer de finalmente vos poder apresentar". E logo de seguida passas para o motivo dessa apresentação: "Maria, a Filipa concebeu o website inovador do Museu do Mundo que tanto gostaste. Ela está interessada em integrar a tua equipa do Instituto das Artes."
• Utiliza um tom apropriado. Profissionalismo, cortesia e linguagem positiva. Estás a apresentar duas pessoas que se poderão beneficiar mutuamente. Não sejas demasiado intrusivo. Transmite a informação e espera pelo melhor.
• Confirma e revê o que escreveste e como escreveste. Mesmo que sejas amigo de ambas as partes, lembra-te sempre do ditado: "amigos, amigos, negócios à parte". A SaneBox tem uma página interessantíssima sobre etiqueta na redação de e-mails profissionais. Lê aqui.
• Numa sociedade cada vez mais rápida e, no meu ponto de vista, com cada vez menos tempo para ler e interpretar, a língua portuguesa está a ser a arrasada com verdadeiros pontapés na gramática. Para mim, verdadeiros atos de vandalismo que fariam corar o mais iletrado habitante deste país do século passado. Por isso, confere a gramática várias vezes! Considera se é apropriado logo nesse primeiro e-mail a inclusão de dados como contactos telefónicos ou e-mails pessoais.

Prime em "Enviar"

Pronto! Contribuiste para que as engrenagens do mundo funcionem melhor. "Meter cunhas" é uma prática horrível se estiveres a "impingir" alguém incapaz e inútil num grupo de trabalho. Jogos de favores que apenas servem a quem entre nesse negócio. Apresentares alguém em quem tens confiança e que sabes que só irá acrescentar valor ao teu destinatário, isso já é algo completamente diferente. Lembra-te, no entanto, que podes não conhecer a pessoa tão bem quanto achas, e que o resultado final poderá ser catastrófico. Mas não vamos ser tão pessimistas. Há pessoas que valem mesmo a pena serem apresentadas. E todos saem a ganhar!

E, já agora, não te esqueças que podes aplicar esta dica ao teu próprio caso. O que são as cartas de apresentação em candidaturas espontâneas e em candidaturas a postos de trabalho? A primeira impressão é fundamental. Escreve simples. Escreve em português correto. Demonstra interesse e mantém uma postura profissional. É meio caminho andado. CVs há muitos. Pessoas com interesse é que já nem por isso.