10 práticas para gerires melhor o teu correio eletrónico

Plim, plim. Balões com toneladas de alertas de novas mensagens na caixa de entrada, que acumulam até à exaustão. Queres continuar com isso?
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10 práticas para gerires melhor o teu correio eletrónico
Photo by Brett Jordan / Unsplash
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Uma insanidade

Já aqui vos falei abundamentemente acerca do frenesim da vida quotidiana do século XXI. Não vale, portanto, a pena "chover no molhado". Quando me sinto mais desgastado com as tarefas do dia a dia, quer no trabalho, quer na minha vida pessoal, lembro-me sempre das últimas linhas do poema "O que há em mim é sobretudo cansaço" de Álvaro de Campos, esse magnífico heterónimo de Fernando Pessoa:

Um supremíssimo cansaço,‌‌Íssimo, íssimo, íssimo,‌‌Cansaço…

A única coisa que podemos fazer nos dias que correm é gerir inteligentemente essas tarefas e recorrer a ferramentas capazes de as simplicar, como é o caso da SaneBox. Pois como em tudo na vida, há que criar novas práticas que permitam aliviar o fardo que carregamos. Muito particularmente, falo-vos de uma praga que todos sentimos diariamente: a gestão do correio eletrónico.

Não quero voltar aos tempos que esta forma de comunicação era inexistente, obviamente. Mas o facto é que entre endereços profissionais e pessoais, se existisse uma caixa de correio física para cada um, a imagem que traço é a entrada do meu prédio com a maioria das caixas de correio a rebentar com envelopes, revistas e folhetos publicitários endereçadas no meu nome. Uma insanidade...

Fonte: Marketing Thought (blog)

A prática leva à perfeição

Um sábio ditado popular. Que não leve à perfeição, mas que pelo menos facilite os nossos processos. Proponho-te então um conjunto de dez práticas que te poderão ajudar mesmo muito na gestão do correio eletrónico com a Sanebox. Ora então atenta:

Categorizar os e-mails recebidos

Cria uma hierarquia para os teus assuntos. É trabalhoso, mas compensa. A partir do momento em que, por exemplo, separas os assuntos urgentes daqueles a que tens que dar uma atenção moderada, ou mesmo dos que podem esperar o tempo que for preciso, geras um conjunto de categorias. Recorrendo a um sistema de filtros, só o que é mesmo importante estará presente na tua Caixa de Entrada. Mas não te preocupes que nada é apagado. Ficas é mais focado no que realmente tens que despachar.

Tarefas por grupos

Uma vez criado o teu sistema de categorias, poderás partir para uma afinação do modo como as processas. Com efeito, escusas de, como de diz coloquialmente, "estar sempre a mudar o chip". Se agrupares as tuas categorias por assuntos semelhates ou relacionados, consegues resolve-los com mais eficiência porque, precisamente, estás a manter o modus operandi, permitindo-te poupar tempo e, mais importante que isso, a tua sanidade.

Reduz o trabalho repetitivo

Agora que tens as tuas categorias criadas e os grupos definidos, poderão haver casos em que a única coisa que tens que fazer é reponder de modo padronizado. Bem, para isto, nada melhor do que criares os templates com respostas estandardizadas. Escusas de estar a responder e-mail por e-mail de modo repetitivo, quando podes andar mais depressa (e bem).

Minimiza os e-mails que recebes

Pensa na imagem que coloquei acima. Para quê receber tanto lixo? Falando de correio eletrónico, a chatice que é tirar a papelada da caixa de correio para colocar diretamente no lixo não existe. Mas esse exercício virtual é desgastante. Cancela inscrições de newsletters que não te interessam, bloqueia o spam e evita colocar-te em CC nos e-mails (sabes que eles estão na tua pasta de "enviados", não é?).

Mantém a tua caixa de entrada limpa

A inveja que tenho do meu Pai... a caixa de entrada dele está sempre imaculamente vazia! O que é para arquivar ele arquiva e o que é para a colocar o lixo, ele coloca. E, já agora, esvazia esse lixo de vez em quando. Tão bom olhar para o iPhone dele e o ícone do Mail está sem aquele irritante balão vermelho com o número de e-mails por ler...

Usa o snooze

É como nos nossos despertadores. Há horas a que temos que acordar, mas há sempre aquela margem para dormitar durante mais uns minutos. O mesmo se aplica ao e-mail. Há aqueles que tens que tratar já, mas há outros que podes dar aquele compasso de espera e tratar mais tarde. Tal como de mostrei acima, é tudo uma questão de hierarquizar. E esta é só mais uma ferramenta que te garante essa possibilidade.

Descarrega e arquiva os anexos

Outra grande fonte de inveja em relação ao meu Pai. Para além daquela Caixa de Entrada tão limpinha, ele sabe exatamente onde estão os PDF, fotografias, vídeos e áudios que recebe. Porque os descarrega e arquiva. Seja na nuvem ou no próprio dispositivo, esta prática evita aquele malfadado tempo em que vais procurar incessantemente por coisas que sabes que recebeste, mas que, com o acumular de tantos e-mails, se toram tão excruciantemente difíceis de encontrar.

Estabelece limites

Uma excelente dica para mim. Eu não distingo fins-de-semana de dias de semana. Horas de trabalho de horas de lazer. O iPhone está sempre comigo e é-me automático consultar os e-mails com muita regularidade. Como é evidente, sinto-me compelido a responder ou a tratar logo dos assuntos. Certo que cada caso é um caso. E depende muito da tua situação laboral. Mas naqueles casos em que as horas de trabalho se estendem muito para além do que é aceitável (felizmente não é o meu), então define as horas de trabalho e as horas de lazer. Desliga as notificações e alertas de novas mensagens do teu e-mail e declara, em respostas automáticas, os teus períodos de férias.

Lembra-te que o iPhone é um telefone!

Talvez seja de estar já nos quarenta, mas ainda me lembro dos tempos em que falar ao telefone era a prática mais rápida para resolver assuntos. Esperar por uma carta... enfim. Mas lá porque os e-mails aparecem à velocidade da luz, não quer dizer que deixes de telefonar às pessoas. Para quê trocar um monte de mensagens por e-mail, quando se pode resolver tudo em cinco minutos? Queres a prova escrita? Então quando tudo estiver tratado, escreve um e-mail que diga "em seguimento do telefonema, bla bla". Menos lixo na caixa de entrada e na pasta dos enviados, mais eficácia e limpeza.

Põe a SaneBox a trabalhar para ti

É para isso que ela foi criada. As nove práticas acima sugeridas são tarefa fácil para a Inteligência Artificial da SaneBox. São inclusivamente ferramentas, entre várias outras, que tens desde logo à tua disposição nesta app.

Oferece-te mais tempo, investindo algum tempo a ensinar a SaneBox a adaptar-se às tuas necessidades. Já  muitas são as suas capacidades inatas, mas só tu é que lhe poderás ensinar os teus próprios processos para que ela compreenda os teus comportamentos, à medida que vais tratando dos teus e-mails diariamente.

Para uma vida com mais vitalidade

Fonte: Cottonbro

Voltando às palavras de Pessoa, para que possas ter uma "supremíssima" vitalidade, é muito conveniente separares o trigo do joio em tudo na tua vida. Práticas de vida saudáveis não são apenas fazeres desporto, alimentares-te bem ou evitares de pessoas tóxicas. Começa, antes, por otimizares as tuas práticas nas situações que és mesmo obrigado a lidar no teu dia a dia, de que é exemplo o teu trabalho. E assim ganhas mais clareza de espírito para encarar o resto do teu dia. Aliviar as tuas sextas-feiras e encarar as segundas com outra motivação.

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